Bien planifier son temps est la meilleure façon d’être productif sans pour autant se gêner. Si le temps c’est de l’argent, voici quelques astuces pour mieux optimiser son temps de travail.
Utiliser un agenda pour mieux planifier son temps de travail
C’est le moment d’utiliser l’agenda qu’on vous a offert pour Noël : il est temps de l’ouvrir. Pour lutter contre les heures sup’, c’est le partenaire idéal. En effet, l’agenda n’est pas seulement un carnet pour noter les rendez-vous avec les clients ou les collègues de travail. Si vous n’en avez pas, à l’adresse : apprendreexcel.com vous pouvez avoir la version numérique. En effet, vous pouvez l’utiliser pour prévoir les moments où vous travaillerez seul. En vous levant le matin, notez dans les pages horaires les différentes tâches à faire au cours de la journée. Mais en bloquant à l’avance vos objectifs, vous serez plus motivé pour en venir à bout.
Raccourcir son temps de travail
On a tous une fois pris part à des réunions qui semblent interminables. À la fin on se demande si ça valait le coup puisqu’on a sacrifié la moitié de sa journée sans pour autant apprendre quelque chose de nouveau. Il en va de même avec vos rendez-vous. Si vous ne les encadrez pas, ils risquent de s’éterniser. Le meilleur moyen pour optimiser son temps de travail, c’est d’anticiper ! Pour cela, faites des réunions de courte durée, c’est-à-dire de 30 à 45 minutes au maximum. Ainsi, vous serez forcé d’aller droit au but. Ce principe s’applique aussi pour les travaux que vous devez réaliser en solo. Imposez-vous volontairement un délai serré : c’est un coup de fouet pour que vous soyez concentré. Vous serez étonné de vos performances sur un délai restreint si vous optimisez votre temps de travail au mieux.
Éviter de trop consulter vos mails et passer en mode avion
Consulter la boîte mail pendant les heures de travail est devenue une addiction pour de nombreux employés (soit un total de 28 %). Cette drogue est un handicap pour votre concentration. Pour remédier à cela, vous devez vous imposer des limites. Deux ou trois sessions pour consulter vos mails de la journée sont déjà suffisants. Ainsi, vous pouvez consulter vos mails une première fois en arrivant au boulot. Une deuxième fois pendant la pause-déjeuner et une troisième fois à la fin de votre journée de travail. En dehors de ces trois créneaux, votre boîte mail devient une zone interdite. Certes, ce n’est pas une chose facile, mais ça vaut vraiment le coup quand on voit le résultat sur son temps de travail.
Autre chose, passez également en mode avion. Attention ! On ne vous demande pas de prendre un avion pour planer, mais de fermer simplement votre boîte mail et les sessions de discussion sur les réseaux sociaux tels que Facebook ou Whatsapp.
Définir ses priorités
Pour optimiser votre temps de travail, vous devez être capable de faire la différence entre les tâches urgentes et celles qui ne le sont pas. Pour cela, faites une liste pour les identifier. Même si ça parait barbant, cette stratégie vous permet de voir ces tâches qui méritent votre attention du moment et celles que vous pouvez remettre à plus tard.