Ben pianificare il proprio tempo è il modo migliore per essere produttivi senza sentirsi oppressi. Se il tempo è denaro, ecco alcuni suggerimenti per ottimizzare meglio il proprio tempo di lavoro.
Utilizzare un’agenda per pianificare meglio il proprio tempo di lavoro
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È il momento di utilizzare l’agenda che ti hanno regalato per Natale: è tempo di aprirla. Per combattere le ore straordinarie, è il partner ideale. Infatti, l’agenda non è solo un quaderno per annotare gli appuntamenti con clienti o colleghi. Se non ne hai una, all’indirizzo apprendreexcel.com puoi avere la versione digitale. Infatti, puoi usarla per pianificare i momenti in cui lavorerai da solo. Al mattino, annota nelle pagine orarie le diverse attività da svolgere durante la giornata. Ma bloccando in anticipo i tuoi obiettivi, sarai più motivato a portarli a termine.
Ridurre il proprio tempo di lavoro
Tutti noi abbiamo partecipato almeno una volta a riunioni che sembrano interminabili. Alla fine ci si chiede se ne sia valsa la pena, dato che abbiamo sacrificato metà della giornata senza apprendere nulla di nuovo. Lo stesso vale per i tuoi appuntamenti. Se non li incornici, rischiano di dilungarsi. Il modo migliore per ottimizzare il proprio tempo di lavoro è anticipare! A tal fine, fai delle riunioni brevi, cioè di 30-45 minuti al massimo. In questo modo, sarai costretto ad andare dritto al punto. Questo principio si applica anche ai lavori che devi svolgere da solo. Impostati volontariamente una scadenza ravvicinata: è uno stimolo per rimanere concentrato. Rimarrai sorpreso dalle tue performance in un tempo ristretto se ottimizzi al meglio il tuo tempo di lavoro.
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Evita di controllare troppo spesso le tue email e passa in modalità aereo
Controllare la casella di posta durante le ore di lavoro è diventata un’ossessione per molti dipendenti (circa il 28%). Questa dipendenza è un handicap per la tua concentrazione. Per rimediare, devi impostarti dei limiti. Due o tre sessioni per controllare le email durante la giornata sono già sufficienti. Così, puoi controllare le tue email una prima volta all’arrivo in ufficio. Una seconda volta durante la pausa pranzo e una terza volta alla fine della tua giornata lavorativa. Al di fuori di questi tre momenti, la tua casella di posta diventa una zona vietata. Certo, non è facile, ma ne vale davvero la pena quando si vede il risultato sul proprio tempo di lavoro.
Un’altra cosa, passa anche in modalità aereo. Attenzione! Non ti chiediamo di prendere un aereo per volare, ma di chiudere semplicemente la tua casella di posta e le sessioni di chat sui social network come Facebook o Whatsapp.
Definire le proprie priorità
Per ottimizzare il tuo tempo di lavoro, devi essere in grado di fare la differenza tra le attività urgenti e quelle che non lo sono. A tal fine, fai una lista per identificarle. Anche se può sembrare noioso, questa strategia ti permette di vedere le attività che meritano la tua attenzione al momento e quelle che puoi rimandare a dopo.