Gut seine Zeit zu planen ist der beste Weg, produktiv zu sein, ohne sich dabei einzuschränken. Wenn Zeit Geld ist, finden Sie hier einige Tipps, um Ihre Arbeitszeit besser zu optimieren.
Ein Kalender zur besseren Planung seiner Arbeitszeit nutzen
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Jetzt ist es an der Zeit, den Kalender zu nutzen, den Sie zu Weihnachten geschenkt bekommen haben: Es ist Zeit, ihn zu öffnen. Um Überstunden zu vermeiden, ist er der ideale Partner. Tatsächlich ist der Kalender nicht nur ein Notizbuch für Termine mit Kunden oder Kollegen. Wenn Sie keinen haben, können Sie unter apprendreexcel.com die digitale Version erhalten. Sie können ihn nutzen, um die Zeiten zu planen, in denen Sie alleine arbeiten werden. Stehen Sie morgens auf, notieren Sie auf den Stundenblättern die verschiedenen Aufgaben, die Sie im Laufe des Tages erledigen müssen. Indem Sie Ihre Ziele im Voraus festlegen, werden Sie motivierter sein, diese zu erreichen.
Seine Arbeitszeit verkürzen
Wir alle haben schon einmal an unendlichen Meetings teilgenommen. Am Ende fragt man sich, ob es sich gelohnt hat, da man die Hälfte seines Tages geopfert hat, ohne etwas Neues zu lernen. Das gilt auch für Ihre Termine. Wenn Sie diese nicht einrahmen, könnten sie sich in die Länge ziehen. Der beste Weg, um Ihre Arbeitszeit zu optimieren, ist, vorauszudenken! Halten Sie kurze Meetings, das heißt, maximal 30 bis 45 Minuten. So sind Sie gezwungen, direkt zur Sache zu kommen. Dieses Prinzip gilt auch für die Arbeiten, die Sie alleine erledigen müssen. Setzen Sie sich absichtlich eine enge Frist: Das ist ein Anreiz, um konzentriert zu bleiben. Sie werden überrascht sein, was Sie in einem engen Zeitrahmen leisten können, wenn Sie Ihre Arbeitszeit optimal nutzen.
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Vermeiden Sie es, Ihre E-Mails zu oft zu überprüfen, und schalten Sie den Flugmodus ein
Das Überprüfen des Posteingangs während der Arbeitszeit ist für viele Mitarbeiter zur Sucht geworden (insgesamt 28 %). Diese Droge ist ein Handicap für Ihre Konzentration. Um dem entgegenzuwirken, müssen Sie sich Grenzen setzen. Zwei oder drei Sitzungen, um Ihre E-Mails am Tag zu überprüfen, sind bereits ausreichend. So können Sie Ihre E-Mails einmal beim Ankommen im Büro überprüfen. Ein zweites Mal während der Mittagspause und ein drittes Mal am Ende Ihres Arbeitstags. Außerhalb dieser drei Zeitfenster wird Ihr Posteingang zur verbotenen Zone. Sicherlich ist das nicht einfach, aber es lohnt sich wirklich, wenn man das Ergebnis auf seine Arbeitszeit sieht.
Ein weiterer Punkt ist, auch den Flugmodus einzuschalten. Achtung! Wir verlangen nicht, dass Sie ein Flugzeug nehmen, um zu fliegen, sondern einfach nur, dass Sie Ihr E-Mail-Postfach und die Chats in sozialen Netzwerken wie Facebook oder Whatsapp schließen.
Seine Prioritäten setzen
Um Ihre Arbeitszeit zu optimieren, müssen Sie in der Lage sein, zwischen dringenden und weniger dringenden Aufgaben zu unterscheiden. Dazu erstellen Sie eine Liste, um diese zu identifizieren. Auch wenn es langweilig erscheint, ermöglicht Ihnen diese Strategie, die Aufgaben, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen, von denen zu unterscheiden, die Sie auf später verschieben können.