Bem planejar seu tempo é a melhor maneira de ser produtivo sem se sentir sobrecarregado. Se tempo é dinheiro, aqui estão algumas dicas para otimizar melhor seu tempo de trabalho.
Usar uma agenda para planejar melhor seu tempo de trabalho
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É hora de usar a agenda que você ganhou no Natal: é hora de abri-la. Para combater as horas extras, ela é a parceira ideal. De fato, a agenda não é apenas um caderno para anotar compromissos com clientes ou colegas de trabalho. Se você não tiver uma, no endereço: apprendreexcel.com você pode obter a versão digital. Na verdade, você pode usá-la para prever os momentos em que trabalhará sozinho. Ao acordar pela manhã, anote nas páginas horárias as diferentes tarefas a serem realizadas ao longo do dia. Mas, ao bloquear seus objetivos com antecedência, você estará mais motivado para completá-los.
Reduzir seu tempo de trabalho
Todos nós já participamos de reuniões que parecem intermináveis. No final, nos perguntamos se valeu a pena, já que sacrificamos metade do nosso dia sem aprender nada novo. O mesmo se aplica aos seus compromissos. Se você não os delimitar, eles podem se prolongar. A melhor maneira de otimizar seu tempo de trabalho é antecipar-se! Para isso, faça reuniões de curta duração, ou seja, de 30 a 45 minutos no máximo. Assim, você será forçado a ir direto ao ponto. Esse princípio também se aplica ao trabalho que você deve realizar sozinho. Impõe-se voluntariamente um prazo apertado: é um impulso para que você se concentre. Você ficará surpreso com seu desempenho em um prazo restrito se otimizar seu tempo de trabalho da melhor forma.
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Evitar consultar demais seus e-mails e ativar o modo avião
Consultar a caixa de e-mails durante o horário de trabalho se tornou um vício para muitos funcionários (totalizando 28%). Essa droga é um obstáculo para sua concentração. Para remediar isso, você deve impor limites. Duas ou três sessões para consultar seus e-mails ao longo do dia já são suficientes. Assim, você pode verificar seus e-mails uma primeira vez ao chegar ao trabalho. Uma segunda vez durante o intervalo para o almoço e uma terceira vez ao final do seu dia de trabalho. Fora desses três períodos, sua caixa de e-mails se torna uma zona proibida. Certamente, não é uma tarefa fácil, mas realmente vale a pena quando se vê o resultado no seu tempo de trabalho.
Outra coisa, ative também o modo avião. Atenção! Não estamos pedindo para você pegar um avião para voar, mas para simplesmente fechar sua caixa de e-mails e as sessões de conversa nas redes sociais, como Facebook ou Whatsapp.
Definir suas prioridades
Para otimizar seu tempo de trabalho, você deve ser capaz de diferenciar entre tarefas urgentes e aquelas que não são. Para isso, faça uma lista para identificá-las. Mesmo que pareça entediante, essa estratégia permite que você veja as tarefas que merecem sua atenção no momento e aquelas que você pode adiar.